Modelos de intranet e outras ferramentas de comunicação interna

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Como escolher um modelo de intranet levando em consideração 5 aspectos fundamentais da sua empresa.

Quando surgem os gargalos de comunicação interna, os profissionais das empresas tendem a recorrer às intranets para resolver tal questão. Porém, ao darem as primeiras “Googadas” percebem que existem inúmeras opções no mercado e sentem-se um tanto confusos quanto às diferenças entre elas.

Se você é um profissional de TI experiente, talvez não seja difícil entender as particularidades dos modelos de intranet, mas se não é o seu caso, muito provavelmente você tem inúmeras dúvidas e, por isso, preparamos este texto para te ajudar a entender e escolher a intranet ideal para sua empresa.

Como escolher uma intranet

Como cada empresa possui suas particularidades no que diz respeito a gestão e processos, você precisa refletir sobre 5 aspectos da sua organização para ter um norte na hora de escolher uma intranet.

1. As dores

Mapear as dores da empresa a respeito da comunicação interna é fundamental para saber escolher o remédio ideal. As dores mais comuns são o excesso de tempo que os funcionários passam lidando com e-mails ou a comunicação deficiente por falta de uma ferramenta mais ágil, como um WhatsApp da vida (proibido para fins profissionais em muitas empresas), por exemplo.

Outra dor comum é a dificuldade para consultar informações mais antigas que acabam se perdendo com o tempo. Sem contar os casos de informações sob a responsabilidade de ex-funcionários que, ou levam muito tempo para serem localizadas, ou nunca são encontradas.

Muitas informações sobre os processos das empresas também acabam se tornando desconhecidas, pois não ficam documentadas e à disposição de quem precisa, perdendo eficiência e gerando retrabalhos. Isso é comum quando há um funcionário novo que não conhece a empresa e não tem fácil acesso às informações para fazer seu trabalho.

São também frequentes as interrupções entre funcionários na hora de buscar informações, pois quanto menos explícitas e documentadas elas se encontram, mais as pessoas tendem a interromper umas as outras.

Saber identificar as dores da sua empresa vai te permitir ter mais clareza no momento de analisar as funcionalidades de cada modelo de intranet.

2. As rotinas

Para quem está a procura de uma intranet, é preciso ter em mente as principais rotinas administrativas da empresa como, por exemplo, os procedimentos das áreas de RH, vendas, marketing, finanças, contábeis, etc.

O ideal é que a escolha da ferramenta seja feita com os gestores das principais áreas, caso seja uma empresa muito grande. Pois assim, cada um analisará o quão útil pode ser cada modelo disponível.

Ao analisar as rotinas de cada área, é possível ter uma ideia de quais funcionalidades são mais genéricas — atendendo a maioria dos departamentos — e quais são mais específicas. Depois é só colocar na balança as prioridades e verificar qual modelo intranet se encaixa melhor.

3. Os perfis de usuários

De nada adianta ter uma ferramenta que resolva os ruídos de comunicação se a mesma não agrada aos funcionários. Situações como essa só têm um desfecho: o desuso.

Aqui deve-se considerar o perfil das pessoas que farão uso da ferramenta. Isto é, se a maioria dos funcionários não possui grande familiaridade com computação, não adianta investir numa intranet “potente” e que requer treinamento pra usar ou algo assim, por mais benéfica que possa ser. O mesmo vale para o oposto: uma equipe altamente ligada a tecnologia não se adaptará a uma ferramenta simples demais.

É importante também estar atento ao mapeamento dos usuários e suas permissões. Isto é, cada pessoa ou equipe pode ter diferentes tipos de acessos dentro da intranet e isso deve ser considerado antes mesmo da aquisição do serviço. Alguns usuários podem ter um cadastro desde o tipo “convidado”, que possui acesso apenas a algumas funções, até o tipo “administrador” que possui acesso a todas as funções da ferramenta.

4. O valor para o investimento

Com a enorme variedade de modelos de intranet no mercado, vem também as variações de preços. Portanto, vale a pena ter uma estimativa do quanto a empresa está disposta a investir na hora de contratar o serviço.

Para se ter uma ideia, além da variedade de preços há diversas formas de cobrança, tais como valor por usuário, por quantidade de espaço utilizado em servidores online, por desenvolvimento de funcionalidades, etc.

5. O prazo para começar a usar

Você e a equipe que participam do processo de decisão sobre qual intranet escolher, devem considerar o nível de urgência da empresa para definir quanto tempo vale esperar pelo desenvolvimento da ferramenta.

O tempo para desenvolver uma intranet pode levar meses ou uma simples ativação numa intranet online. Cada uma tem seus prós e contras e devem ser calculados conforme as particularidade da organização.

Os principais modelos de intranet

Sob encomenda

Vamos chamar de “sob encomenda” toda intranet que é desenvolvida por um terceiro. Isto é, sua organização contrata uma empresa para fazer o desenvolvimento da intranet sob medida.

Se você optar por esse modelo, é bem provável que sua intranet levará meses para ficar pronta, pois serão necessárias inúmeras reuniões com diversas áreas da sua organização para definir quais funcionalidades serão indispensáveis e quais poderão ser descartadas.

Quando se contrata o desenvolvimento sob medida, assim como em outros serviços, o preço a se pagar tende a ser mais alto, sem contar que algumas empresas que prestam tal serviço costumam também oferecer uma consultoria (paga à parte) para fazer a implantação da ferramenta.

Existem empresas bem conhecidas no ramo, como por exemplo a Microsoft com o Sharepoint e a brasileira Totvs com o Fluig.

Faça você mesmo

Aqui chamamos de “faça você mesmo” toda intranet feita pela própria equipe de TI das empresas, sem a necessidade de contratação de um terceiro tanto para o desenvolvimento quanto para a implantação.

Dependendo das exigências de funcionalidades da intranet, da disponibilidade de tempo e do nível técnico da equipe de TI, é viável desenvolvê-la dentro de casa mesmo. Duas razões principais que levam as grandes empresas a essa decisão, são elas o baixo valor de manutenção e a possibilidade de mudanças constantes na ferramenta. Porém, o risco de não haver adesão dos funcionários é alto, pois os programadores não são profissionais especializados em UX (User Expirience, ou Experiência de usuários em português) por trás do projeto, como no caso de uma empresa contratada para o desenvolvimento.

O processo para “desenhar” a intranet é bem parecido com o das empresas que fazem sob encomenda: reuniões para discutir as funcionalidades e layouts, depois o desenvolvimento. O tempo para entrega pode variar de acordo com a capacidade técnica e tempo disponível da equipe, já que ela terá que incluir o desenvolvimento da intranet no meio de todas as outras atividades que desempenha na empresa.

A maior parte do custo fica na hora/trabalho dos funcionários — o que não é barato, pois são profissionais altamente qualificados e relativamente bem remunerados. Já o custo de manutenção e hospedagem da intranet “doméstica” é baixo, visto que as plataformas mais utilizadas são gratuitas, tais como WordPress, Joomla e Drupal.

Pronta para usar

Consideramos “pronta para usar” toda ferramenta online que dispensa qualquer tipo de desenvolvimento ou implantação. Bastando abrir o navegador para acessá-la por meio de um login e senha.

É o que tem se chamado de “uma nova maneira de se comunicar”, onde o funcionários têm total liberdade para acessar suas informações rapidamente de qualquer lugar e com toda a segurança, visto que tais ferramentas possuem fortíssimos sistemas de segurança que criptografam os dados dos usuários.

Uma ferramenta de comunicação interna online eficiente possui um app para smartphones e tablets, facilitando ainda mais o acesso a informação e a comunicação dos funcionários.

Por se tratar de um software online, o cliente nunca precisa se preocupar em fazer atualizações, pois essa é uma das principais vantagens de sistemas online: são constantemente melhorados e atualizados.

Diferente de uma intranet desenvolvida do zero, uma ferramenta online não fica ultrapassada, pois as empresas que oferecem tal serviço não costumam cobrar fidelidade de seus clientes. Isto é, se a ferramenta é boa, o cliente fica, senão, ele vai embora. Por essa razão elas investem constantemente em inovação para entregar ao cliente uma experiência de uso perfeita.

Como não há nenhum tipo de instalação ou implantação, não há cobrança de taxas de ativação ou coisa do tipo. Geralmente paga-se um valor mensal por usuário ou lotes de usuários.

As ferramentas que têm se destacado são Hubblefy e Slack. A Hubblefy possui uma atuação mais flexível, podendo ser adaptada tanto para empresas grandes como para equipes menores. O Slack funciona super bem para times pequenos e tem feito um sucesso danado, porém, não é a melhor escolha caso a equipe comece a crescer e venha a se tornar uma empresa maior.

Em suma, são esses os principais modelos de intranet e ferramenta de comunicação interna no mercado. Uma vez levado em consideração os 5 aspectos tratado no início do texto, pode-se então escolher com mais segurança e tranquilidade a ferramenta ideal.

 


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